Langkah–Langkah Membuat Mail Merge
1. Pilih menu mailings --> Start Mail Merge --> Step by Step Mail Merge.
2. Kemudian pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih, klik link next :starting document yg berada di pojok kanan.
3. Karena document sudah terbuka, pilih use the current document
klik Next untuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
4. Untuk penerima surat Word terdapat 3 pilihan, jika sudah memiliki list penerima surat maka pilihlah Use an existing list. Jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from outlook contacts, jika belum ada list penerima maka pilih Type a new list dan klik Create.
5. Maka muncul halaman seperti di bawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan dengan menekan tombol Customize Columns
6. Hapus semua field yang ada di menu field names kecuali field Title karena akan digunakan nantinya.
7. Tambahkan field Nama, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add lalu ketik nama field dan tekan tombol OK.
8. Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol OK untuk menyimpan Address List ke dalam format Microsoft office Addres List lalu klik tombol Save.
9. Pada kotak dialog mail merge recipients muncul list penerima undangan kemudian klik tombol OK.
10. Klik next, untuk menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.
11. Tempatkan cursor di bawah kalimat Kepada Yth, kemudian klik more items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Field lalu insert tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan menekan tombol insert.
12. Kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun dengan field data.
13. Cek surat undangan di menu following, kemudian klik next.
14. Kemudian, kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.
